Wiele polskich firm marzy o porządnych, intratnych kontraktach od brytyjskich firm prywatnych. Nie jest to rzecz nieosiągalna. Trzeba jednak wiedzieć, jak się za to zabrać i przygotować się na więcej biurokracji i papierkowej roboty niż to jest w przypadku klienta indywidualnego.
W tym poradniku pragniemy przedstawić głównie zagadnienie z punktu widzenia formalno-dokumentacyjnego, tak żebyś wiedział, jakie dokumenty należy przygotować oraz jakich „papierów” można się spodziewać od kontrahenta.
1. Oferta – Offer
Jeśli chcesz przedstawić siebie, swoją firmę i oferowane towary/usługi przyszłemu kontrahentowi, najlepszą formą jest sporządzenie interesującej i profesjonalnej oferty na piśmie lub w formie elektronicznej i rozesłanie jej do potencjalnych klientów. Oferta taka powinna zawierać:
· krótki opis Twojej firmy,
· przedstawienie oferowanych usług i towarów z cennikiem,
· informację o tym, czy ceny uwzględniają VAT czy nie,
· informację o tym, jak długo oferta jest aktualna,
· rekomendacje innych klientów (testimonials),
· Twoje dokładne dane kontaktowe – numer stacjonarny bardzo mile widziany, świadczy o tym, że firma nie jest jakąś firmą-krzakiem, w garażu.
Oczywiście liczy się też aspekt graficzny – zamieszczenie logo, czytelne i przejrzyste rozmieszczenie informacji, łatwość wyszukiwania potrzebnych informacji na stronie. Nie chodzi o nadmiar kolorów czy różne czcionki, ale np. o wytłuszczenie najważniejszych rzeczy typu ceny.
Możesz od razu w ofercie zaproponować upusty przy większych zamówieniach, jak również zastrzec, że ceny będą podane po szczegółowej inspekcji, np. w przypadku sprzątania biur, strzyżenia trawników itp.
2. Kosztorys/wycena – Estimate/Estimation
Jest to dokument, o który zwykle zwraca się do Ciebie firma zainteresowana Twoimi usługami. Oznacza to już dużą szansę na zlecenie. Twoim zadaniem jest jednak czytelne przedstawienie wyceny tej usługi, jaką zainteresowany jest kontrahent. Może to być np. wybudowanie dobudówki o danej powierzchni z konkretną specyfikacją. Wtedy musisz wyszczególnić swoje koszty i podać łączną cenę, jak również zaznaczyć, jak długo ta wycena jest aktualna (najlepiej do końca roku kalendarzowego) oraz termin realizacji. W przypadku innych usług wycenę można rozbić na robociznę, materiały, koszty dojazdu (np. w przypadku tłumaczy ustnych) itp.
3. Formularz dostawcy – Supplier Form
Po zaakceptowaniu Twojej wyceny Twój kontrahent może przesłać Ci arkusz zatytułowany Supplier Form lub Supplier Payment Form, w którym będziesz musiał uzupełnić odpowiednie rubryki, podając nazwę firmy, numer (rejestracji w Companies House, numer VAT albo UTR w przypadku osób samozatrudnionych, nieposiadających innego numeru), dokładny adres firmy, dane osoby kontaktowej (imię i nazwisko, adres e-mailowy, nr telefonu) oraz szczegółowe dane konta bankowego, nie tylko Sort Code i Account Number, ale też nazwę banku i adres oddziału banku, który prowadzi Twoje konto, a w przypadku formularzy z zagranicy również międzynarodowy numer bankowy IBAN i/lub Swift Code. Są to już formalności, często wydają się zbędne, bo i tak większość tych danych pojawia się na Twojej fakturze, ale i tak niezbędne. Jeśli Twój kontrahent przysyła Ci taki dokument do wypełnienia, nie dyskutuj o jego zasadności, tylko wpisz potrzebne dane i odeślij.
4. Zlecenie zakupu – Purchase Order (PO)
Duże firmy zamawiając pewien towar czy usługę u Ciebie mogą wystawiać specjalny dokument, określający dokładnie co, od kogo i za ile kupują. Taki dokument ma swój własny, unikalny numer, który Ty musisz wpisać na swojej fakturze w polu „Reference Number” albo w opisie towaru. Jest to bardzo istotne w dużych firmach, które mają mnóstwo kontrahentów i muszą każdy zakup autoryzować i ewidencjonować.
5. Faktura/rachunek – Invoice/Bill
Za wykonaną usługę lub dostarczony towar wystawiasz fakturę VAT-owską lub rachunek. Zasada jest taka, że dokumenty te wystawiasz po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi, w ciągu maksymalnie 30 dni od tej daty. Na fakturze mogą więc być dwie różne daty:
· data dostawy – supply date;
· data wystawienia faktury – invoice date.
Trzecią datą może być termin płatności, ale zwykle – zamiast podawania daty, do kiedy płatność ma być dokonana, podaje się tylko termin, zwykle 30 dni (Invoice payable within 30 days).
6. Potwierdzenie przelewu – Remittance Advice
Ten list to już czysta formalność, zwykle tylko dużych firm. Jest to list informujący, że Twój kontrahent opłacił Twój rachunek czy Twoją fakturę, dokonując przelewu bankowego na Twoje konto. List taki może też być załącznikiem do przesłanego Ci czeku tytułem płatności za Twoją fakturę. Czasem też takie potwierdzenie jest przesyłane tylko drogą elektroniczną na e-mail firmowy.
Jeśli potrzebujesz pomocy w zawiłych formalnościach biznesowych lub chcesz zlecić nam przygotowanie profesjonalnej oferty lub kosztorysu swoich usług lub towarów, skontaktuj się z nami. Oferujemy wysoką jakość usług w rozsądnych cenach.
Zapraszamy do skorzystania z naszych usług!
doradcy biznesowi Polish Matters Consulting Ltd.
pod kierunkiem Elżbiety Ślebzak
tel. 01670 33 65 44
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.