Pani Żaneta z Preston pyta: Jestem zarejestrowana jako sole trader. Oferuję usługi fryzjerskie w domu klienta. Zastanawiam się, czy i jak mogę odliczyć koszty dojazdu do klienta. Czy mogę też odliczać inne podróże biznesowe, jeżdżąc prywatnym samochodem osobowym?
Szanowna Pani Żaneto,
Jako osoba działająca jako sole trader czy w partnerstwie (partnership) i nie będąca płatnikiem VAT może Pani w koszty prowadzenia działalności wliczać wszystkie koszty związane z podróżami biznesowymi, zarówno dojazdy do klienta, jak i podróże do sklepu czy hurtowni w celu zakupu potrzebnych sprzętów czy preparatów chemicznych, podróże do banku, na szkolenia, targi fryzjerskie, spotkania z doradcami biznesowymi, z potencjalnymi inwestorami itp.
Koszty używania samochodu można rozliczać według jednej z poniższych metod:
- metoda kosztów rzeczywistych (actual expenses method),
- według przejechanych mil (fixed mileage rates).
Pierwsza z tych metod – metoda kosztów rzeczywistych - wymaga od Pani gromadzenia i przechowywania wszystkich paragonów, rachunków i faktur, związanych z użytkowaniem samochodu: od rachunku za ubezpieczenie, przez rachunki za przegląd MOT, naprawy, wymiany filtrów, olejów, zakup części aż po paragony poświadczające zakup paliwa czy płynu do spryskiwacza.
Jeśli używa Pani samochodu również do celów prywatnych (jeździ Pani nim na zwykłe domowe zakupy, do kina czy po dziecko do szkoły), to musi Pani określić orientacyjnie, jaki procent użytkowania samochodu to użytkowanie do celów prywatnych, a jaki – użytkowanie do celów biznesowych. Proporcja ta może być bardzo różna, w zależności od Pani indywidualnej sytuacji. Może być to np. 50% na 50%, a może być 70% na 30%. Jeśli z Pani obserwacji wynika, że w 50% wykorzystuje Pani samochód do celów biznesowych, to może Pani jako koszty prowadzenia działalności odliczyć 50% wszystkich kosztów samochodu. Jeśli jest to tylko 20 % użytkowania biznesowego, a 80 % użytkowania do celów prywatnych, to wtedy może Pani odliczyć tylko 20% kosztów jako koszty prowadzenia działalności.
Oto przykład rozliczenia samochodu, używanego w 50% do celów biznesowych:
Ubezpieczenie - 360 funtów
Podatek - 175 funtów
Naprawy/serwis - 405 funtów
Części - 130 funtów
Paliwo/olej - 3120 funtów
MOT - 50 funtów
RAZEM KOSZTY ROCZNE 4240 funtów
Koszty związane z użytkowaniem biznesowym, jakie można sobie odliczyć:
4240 funtów x 50% = 2120 funtów
Zalecamy rozsądne podejście do tego zagadnienia i zawsze podawanie jakiegoś procentu użytkowania samochodu do celów prywatnych, ponieważ trudno będzie udowodnić ewentualnym kontrolerom HMRC, że mając jeden samochód w rodzinie, używała go Pani tylko do celów biznesowych i nigdy nie zdarzyło się wykorzystać go prywatnie.
Na początku i na końcu każdego roku podatkowego powinna Pani spisać licznik i zachować sobie ten odczyt w swoich dokumentach.
Żeby czytać dalej - kliknij NEXT poniżej:
Jeśli ta metoda jest dla Pani niewygodna, może Pani zdecydować się na metodę odliczania kosztów na podstawie przejechanych mil. Do roku podatkowego 2010-2011 za każdą przejechaną samochodem, w sprawach biznesowych, milę osoba samozatrudniona mogła sobie odliczyć 40 pensów. Obecnie stawka ta wynosi już 45 pensów za milę.
W tym wypadku powinna Pani odnotowywać każdy wyjazd biznesowy, podając jego datę, cel, miejsce i wyliczenie odległości w milach. Takie notatki może Pani prowadzić w specjalnych zeszytach Motor Expenses Book – sprzedawanych w dobrych sklepach papierniczych, np. WHSmith, ale może Pani odnotowywać je w zwykłym zeszyciku do słówek, tworząc tabelkę z poszczególnymi pozycjami:
data/date – cel/purpose – miejsce/destination – ilość mil/mileage
Dobrym pomysłem jest zapisywanie takich podróży służbowych w kalendarzu kieszonkowym, a potem przenoszenie do arkusza kalkulacyjnego Excell. Można ustawić sobie funkcję przeliczania mil na funty, jakie można odliczyć tytułem podróży służbowej.
Funkcja: ilość mil x 0,45 pozwoli na szybkie przeliczenie mil na funty.
Proszę pamiętać tylko, że obowiązuje tu pewien limit. 45 pensów może Pani odliczać za każdą milę przejechaną samochodem do 10 tysięcy mil rocznie. Powyżej 10 tysięcy mil rocznie będzie mogła Pani odliczać już tylko 25 pensów za milę.
Ważne i ciekawe jest także to, że ta metoda pozwala odliczać także podróże odbywane motorem, a nawet rowerem.
Oto stawki:
Rodzaj pojazdu stawka do 10 tys. mil stawka pow. 10 tys. mil
samochód/van 45 p 25 p
motocykl 24 p 24 p
rower 20 p 20 p
W przypadku stosowania tej metody, nie musi już Pani przechowywać żadnych rachunków. Musi Pani tylko prowadzić dokładny rejestr podróży, wpisując daty, cele i odległości, tak jak to przedstawiliśmy wyżej.
UWAGI:
- Jeśli w firmie wykorzystuje Pani inne samochody, to może Pani rozliczać je według różnych metod: jeden wg jednej metody, a inny – wg drugiej.
- Wybór metody zależy od Pani decyzji i wygody, ewentualnie od tego, co zasugeruje Pani księgowy jako metodę bardziej opłacalną dla Pani lub wygodniejszą dla niego.
- Metodę raz wybraną dla danego samochodu trzeba stosować przez cały czas, gdy samochód jest wykorzystywany w firmie. Nie można zmieniać metody co rok podatkowy.
- ZAWSZE proszę pamiętać o wykupieniu ubezpieczenia samochodu, uwzględniającego fakt, że będzie Pani użytkować samochód również do celów biznesowych. Różnica w stawce ubezpieczenia jest niewielka, a w sytuacji wypadku tylko takie pełne ubezpieczenie samochodu gwarantuje Pani wypłatę odszkodowania np. za to, że nie dojechała Pani na czas do klienta i straciła dochód.
Polish Matters Consulting Limited
tel. 01670 33 65 44
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
stan na wrzesień 2017 r.
Jeśli potrzebujesz informacji na temat rozliczania kosztów w samozatrudnieniu albo innych kwestii biznesowych, weź udział w naszych kursach "Księgowość własnej firmy i rozliczenie roczne Self Assesment", jakie organizujemy w różnych miastach Wielkiej Brytanii w cenie 60 funtów:
Ø Manchester 15.10.2017
Ø Birmingham 26.11.2017
Ø Edynburg 9.12.2017
Ø Glasgow 10.12.2017
Szczegółowe informacje i program szkolenia znajdziesz w artykule: http://twojsukcesuk.co.uk/index.php/biznes-i-finanse/biznes-i-finanse-nowe/wlasna-firma/3875-ksiegowosc-wlasnej-firmy-nowy-cykl-szkolen