Mon10222018

Last update12:45:41 pm

Font Size

Profile

Menu Style

Cpanel
Back Praca Strona główna PRACA - nowe Strona główna Kariera Strona główna Profesjonalny e-mail kluczem do sukcesu

Profesjonalny e-mail kluczem do sukcesu

  • PDF

Konto e-mailowe to nie tylko sposób otrzymywania i wysyłania wiadomości elektronicznych. To także Twoja elektroniczna wizytówka. Nie pozwól, żeby Twój e-mail wywołał na potencjalnych pracodawcach lub klientach złe wrażenie.

Skończ z amorkami, buziaczkami i misiami-pysiami

Chcesz, żeby Twój e-mail został potraktowany poważnie? Załóż „normalne” konto e-mailowe. Pocztę elektroniczną z domeną „amorki.pl”, „buziaczek.pl” możesz używać do randkowania, plotkowania ze znajomymi lub rodziną, ale na pracodawcy czy kontrahencie nie wywrze ona dobrego wrażenia. Jeżeli starasz się o pracę lub kontrakt biznesowy w UK, to źle wyglądają nawet tak profesjonalne polskie adresy, jak onet.pl, wp.pl, interia.pl. Brytyjski pracodawca pomyśli, że mieszkasz jeszcze w Polsce albo w innym, egzotycznym dla niego kraju.

Przy poszukiwaniu pracy najlepiej posługiwać się e-mailem z imieniem i nazwiskiem i domeną: gmail.com, gmail.co.uk, yahoo.co.uk lub yahoo.com. Dobrze wyglądają też e-maile z domeną operatorów telefonicznych np. btinternet.com czy sky.com. Świadczą, że nadawca e-maila na pewno mieszka na terenie UK.

W biznesie natomiast najlepiej już posługiwać się kontami e-mailowymi przypisanymi do domeny własnej firmy. W przypadku naszej firmy – Polish Matters Consulting Ltd. jest to polmc.com i adresy takie jak: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it , This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it , This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it , This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it . Oprócz tych ogólnych e-maili, tematycznych, pracownicy mają swoje indywidualne konta e-mailowe, wszystkie utworzone według jednego schematu: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it . Doszliśmy bowiem do wniosku, że polskie imiona i nazwiska są na tyle długie, że adres typu This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it   byłby za długi i za trudny do wpisania i odczytania przez Brytyjczyków. Od lat z powodzeniem posługujemy się więc systemem imiennym. Mało tego, niektóre imiona podajemy w wersji skróconej. Mirosława ma więc adres This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it , a szefowa Elżbieta – This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it .

Jeśli myślisz, że założenie e-maili tego typu to duży wydatek, to się mylisz. W rzeczywistości własny adres www, z możliwością utworzenia kilkunastu kont e-mailowych możesz mieć już za kilka funtów rocznie (przykładowo: w one.com już za 9 funtów).

Taki profesjonalny adres e-mailowy lepiej wygląda nie tylko w skrzynce e-mailowe, ale również wydrukowany na Twoich wizytówkach.

Co widzi odbiorca?

Założenie konta nie wystarczy. Musisz go też profesjonalnie opisać. Przy zakładaniu konta albo później, w każdym momencie, możesz edytować tekst, jaki się będzie wyświetlać w polu nadawca. Wtedy, zamiast lub oprócz adresu e-mailowego, może być Twoje pełne imię i nazwisko i nazwa firmy.

Przydatne jest też stworzenie stałego podpisu – stopki do e-maila. Może ona zawierać Twoje dokładne dane kontaktowe (z numerami telefonu), logo firmy, a także dodatkowe treści – zastrzeżenia prawne, apel o niedrukowanie e-maila bez potrzeby czy też tekst reklamowy, promujący Twoją firmę  czy też informacje o obecności firmy na portalach społecznościowych: „Polub nas na Facebooku”, „Śledź nas na Twitterze” itp.

Liczy się nie tylko tekst

Jak w każdej komunikacji, oprócz samych słów liczy się też „oprawa”. Musisz więc pamiętać nie tylko o eleganckim zwrocie do odbiorcy, np. Dear Mr. Wilson, Dear Sam czy też Dear Sir or Madam, ale też o starannym rozmieszczeniu poszczególnych elementów e-maila, przechodzeniu do następnej linijki, dzieleniu wypowiedzi na akapity. Nic nie zniechęca bardziej niż niechlujny tekst, pisany jednym ciurkiem, bez odstępów. Nawet jeśli wysyłasz e-mail z urządzenia mobilnego, masz możliwość edytowania tekstu w ten sposób, żeby był on przejrzysty, czytelny i zachęcał do przeczytania całości. Wyślesz byle jaki e-mail, to zaraz trafi do kosza.

Kiedy wysyłać?

Nie bez znaczenia w profesjonalnej korespondencji jest pora wysyłanie e-maili. Najlepiej jest je wysyłać w tradycyjnych godzinach biurowych, między 9.00 a 17.00, ewentualnie między 8.00 a 18.00. Wtedy jest największa szansa, że zostaną one odczytane na bieżąco i „załatwione” od ręki. Największym błędem jest wysyłanie ważnych e-maili w piątek popołudniu lub wieczór. Taka poczta przez cały weekend zostanie „zawalona” nowymi e-mailami, z których większość to e-maile marketingowe, wysyłane z automatów, więc w poniedziałek rano mało prawdopodobne, że odbiorca nawet otworzy Twojego starego już e-maila.

Nieprofesjonalnie wyglądają e-maile wysyłane po nocach. Co to za firma, której dyrektor marketingu wysyła ofertę biznesową po 23.00 lub nad ranem. Oczywiście wielu początkujących biznesmenów nie ma w ciągu dnia na wiele zajęć biurowych. Ale jest na to sposób. Przygotuj swoje e-maile w nocy, napisz je, jak należy, ale zapisz jako brudnopisy i wyślij dopiero rano, po ósmej lub dziewiątej.

Spróbuj raz, a przekonasz się, jak dużą różnicę robi właśnie pora wysyłania e-maili.

Ucz się od innych

Podpatruj, naśladuj inne e-maile, jakie otrzymujesz, zwłaszcza jako biznesmen, ale również jako osoba poszukująca pracy. Zwróć uwagę na używane zwroty, stosowane czcionki czy układ e-maila. To jest najlepsza i najtańsza lekcja profesjonalnego e-mailingu.

Opracowanie:

Polish Matters Consulting Ltd.

www.polmc.com

This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

tel. 01670 533 65 44

 

Czytaj także

Newcastle

JA Teline IV
Ojczyzna Geordie i Srok

York

/
Tradycja i nowoczesność

Leeds

/
Most rycerski północy

Manchester

/
Przemysł, futbol i muzyka

Birmingham

/
Miasto tysiąca przemysłów