Organizacja ślubu i wesela to dla młodej pary nie lada wyzwanie. Wybór zaproszeń, rezerwacja sali, znalezienie orkiestry czy didżeja, dekoracja sali i kościoła, dobór menu – to tylko niewielka część spraw, które należy załatwić z odpowiednim wyprzedzeniem.
Aby czas oczekiwania na własny, upragniony ślub nie był drogą przez mękę, wiele par decyduje się na skorzystanie z usług firm, które profesjonalnie zajmują się organizacją ślubów i wesel.
Coraz szybsze tempo życia, szczególnie w dużych miastach, sprawia, że domy weselne oraz firmy zajmujące się organizacją ślubów i wesel przeżywają dziś prawdziwy rozkwit. Pojawiają się nowe agencje ślubne, które oferują kompleksowe usługi – począwszy od kwestii organizacyjnych i logistycznych, a skończywszy na doradztwie ślubnym. Dla młodej pary pochłoniętej przygotowaniami do ślubu to wielkie ułatwienie. Konsultant ślubny podsuwa gotowe pomysły i załatwia wszystkie formalności, a także przypomina o ważnych terminach – przymiarki sukni, wysyłki zaproszeń czy wpłaty zaliczki za rezerwację lokalu. Jak usprawnić działanie takiej firmy, aby od samego początku realizowała wszystkie zlecenia młodej pary w terminie i tym samym zdobywała coraz większą rzeszę zaufanych klientów? Bo jak wiadomo – opinia na temat firmy przechodzi z ust do ust i stanowi ważny czynnik w pozyskiwaniu klientów.
Tajemnicą sukcesu takich firm może być sprytne wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych, które automatyzują pracę i pozwalają zaoszczędzić czas. Domy weselne i agencje ślubne powinny sięgnąć po systemy klasy CRM (Customer Relationship Management), czyli aplikacje biznesowe, które wspomagają zarządzanie poszczególnymi zleceniami, ułatwiają kontakt z klientem i automatyzują wiele czynności.
A jak to wygląda w praktyce? Młoda para zgłasza się do agencji ślubnej z prośbą o kompleksową organizację ślubu i wesela. Firmy dysponujące rozwiązaniem CRM już na początku współpracy z klientem zyskują przewagę nad konkurencją, ponieważ system posiada zintegrowaną bazę danych o kliencie, która jest stopniowo rozbudowywana o nowe pozycje i aktualizowana w czasie rzeczywistym. Dzięki temu konsultant pochłonięty pracą przy kilku projektach może w każdej chwili sprawdzić status realizacji konkretnego zlecenia i natychmiast odpowiedzieć klientowi na jego zapytania. Co więcej, system pozwala stworzyć harmonogram działań dla konkretnego klienta, dzięki czemu każdy, nawet najmniejszy element uroczystości ślubnych i weselnych, jest dokładnie zaplanowany, nie pozostawiając miejsca na jakiekolwiek uchybienia. Z kolei automatyczne przypominanie o ważnych terminach eliminuje możliwość, że jakaś data przez przypadek umknie konsultantowi.
– Systemy klasy CRM znacznie upraszczają organizację tego typu imprez, ponieważ pozwalają sprawnie zarządzać poszczególnymi zleceniami, kontaktować się z kontrahentami i podwykonawcami. CRM pozwala na gromadzenie informacji o dostawcach, takich jak kwiaciarnie, salony sukien ślubnych, zespoły muzyczne czy sale weselne, z którymi agencje ślubne współpracują na bieżąco. System umożliwia ich analizowanie i dobór wedle preferencji klienta. Należy pamiętać, że CRM dostarcza nie tylko informacji o klientach, ale tak naprawdę umożliwia zarządzanie dowolnym rodzajem danych jaki przyjdzie nam do głowy, np. dotyczących dostawców, pośredników, partnerów biznesowych – mówi Monika Burdach, Business Solutions Marketing Manager w dziale Microsoft Dynamics firmy Microsoft. – Myślę, że takie rozwiązania są przyszłością branży ślubnej, która obecnie ma na rynku coraz silniejszą konkurencję. Nowo powstające agencje ślubne powinny również liczyć się z tym, że klienci stają się coraz bardziej wymagający, nie pozostawiając im miejsca na błędy spowodowane czynnikiem ludzkim. Dlatego właśnie idealnym rozwiązaniem jest korzystanie z zaawansowanej technologii – dodaje Monika Burdach.
Konsultanci ślubni pełnią dziś rolę reżyserów dnia ślubu i wesela, dlatego powierzając im misję stworzenia klimatu tej uroczystości, zrzucamy na ich barki ogromną odpowiedzialność. Powodzenie całego przedsięwzięcia to być albo nie być dla agencji ślubnej. Nie ma tu miejsca na jakiekolwiek uchybienia, ponieważ wielość forów dyskusyjnych oraz portali ślubnych sprawia, że negatywne opinie na temat firmy rozchodzą się niezwykle szybko. Dlatego tak ważne jest pilnowanie, by wszystko było dopięte na ostatni guzik.
– Konsultant, który ma wsparcie w postaci systemu CRM może na bieżąco monitorować postępy pracy podwykonawców, by móc w każdej chwili udzielić klientowi informacji na temat terminu oglądania wybranych lokali, wyboru oprawy muzycznej czy ostatecznych modyfikacji w menu. Co ważne, konsultant, który dysponuje pełną bazą wiedzy na temat danego klienta, jest w stanie być równocześnie znakomitym doradcą ślubnym, znającym potrzeby i preferencje przyszłych małżonków. Dzięki temu może doskonale wykorzystywać okazje sprzedażowe, proponując dodatkowe usługi – komentuje Monika Burdach.
Obecnie systemy CRM są dostępne za pośrednictwem urządzeń przenośnych, takich jak smartfony czy tablety, stąd konsultant może w każdej chwili zajrzeć do listy zleceń i automatycznie dokonać jej realizacji w szybki i prosty sposób. Może również skorzystać z licznych opcji „social,” umożliwiających działanie w wirtualnej sieci – komunikować się w czasie rzeczywistym ze współpracownikami i klientami, zapewniając efektywniejszą współpracę i większą produktywność działania oraz zwiększając satysfakcję klienta.
– Dzięki wirtualnemu „social” konsultant otrzymuje powiadomienia w czasie rzeczywistym o ważnych działaniach i wydarzeniach. Ma wgląd w aktualizację statusów i komunikatów pozostałych współpracowników, może zadawać pytania, zgłaszać uwagi czy sugestie, wyszukiwać informacje oraz otrzymywać je od innych użytkowników, co pozwala na szybką i wydajną współpracę podczas realizacji działań – podsumowuje Monika Burdach.
Agencje ślubne są dziś swoistymi studiami produkcyjnymi, w których krok po kroku planowane i realizowane są wielkie przedsięwzięcia, takie jak ślub i wesele. Ponieważ przemianom obyczajowym w tym zakresie towarzyszą rosnące wymagania i coraz większa kreatywność klientów, warto sięgnąć po narzędzia technologiczne, które pozwolą maksymalnie wykorzystać potencjał, jaki drzemie w pomysłach przyszłych małżonków dotyczących tego wyjątkowego dnia.
