Prowadzenie firmy wiąże się niestety także z prowadzeniem dokumentacji księgowej. Firma wystawia faktury, rachunki, paragony, a sama również otrzymuje różne potwierdzenia swoich wydatków i zakupów. Jak lepiej jest przechowywać te wszystkie dokumenty – w formie papierowej czy elektronicznej?
W XXI wieku wiele dokumentów otrzymujemy w formie elektronicznej – faktury i rachunki otrzymujemy w formacie PDF i możemy przechowywać na komputerze, przenieść na płytę CD-rom czy na pamięć USB, albo też zamieścić w „chmurze” czyli w technologii chmury obliczeniowej (Cloud Computing). Wybór należy do właściciela firmy i/lub osoby odpowiedzialnej za dokumentację. Należy jednak wziąć pod uwagę bezpieczeństwo dokumentacji przechowywanej w ten sposób. Chodzi zarówno o zabezpieczenie dokumentacji przed wglądem w nią osób niepowołanych, które mogłyby wykorzystać informacje z faktur, np. adresy firm czy ich dane bankowe, jak i też o zabezpieczenie przed utratą danych.
Mając na uwagę, że większość dokumentów trzeba przechowywać pięć lub sześć lat, jest czego pilnować.
Jeśli dokumentacja jest przechowywana na komputerze, należy dbać o częste dokonowanie back-upów. Jeśli przenosimy dokumenty na inne media, należy dobrze pokatalogować pliki i opisać płyty i pamięci tak, żeby w przypadku kontroli czy konieczności dotarcia do starych faktur, bez problemu móc to uczynić.
Należy też uwzględnić fakt, że technologia komputerowa idzie naprzód. Dziesięć lat temu jeszcze w użyciu były dyskietki, które stopniowo zostały wyparte przez płyty CD-rom. Kilka lat temu zamiast płyt zaczęliśmy stosować pamięci USB, różnie zwane. Obecne komputery już nie mają napędu dyskietek. Wiele laptopów nie ma już nawet możliwości odtwarzania płyt CD-rom. Czy za kilka lat będziemy mogli odczytać zapisy z CD-romu? Czy będziemy mieli GDZIE wetknąć pamięć USB?
Płyty, a zwłaszcza pamięci USB są na tyle małe, że łatwo je zgubić. Na dodatek może dojść do omyłkowego usunięcia z takiego nośnika zapisanych danych. Ale już najpoważniejszym zagrożeniem jest zniszczenie całej lub części dokumentacji na przykład w wyniku zainfekowania komputera złośliwym oprogramowaniem lub też innego problemu technicznego. Nie można nigdy zakładać, że to się mi nie przydarzy. Znajoma brytyjska firma właśnie przeżywa prawdziwy dramat, bo nieuważny pracownik otworzył załącznik, otrzymany w emailu, a opisany jako faktura do niezwłocznego opłacenia. Nie myśląc wiele kliknął w załącznik i... doprowadził do tego, że wszystkie dokumenty przechowywane na jego komputerze zostały zaszyfrowane. Za odszyfrowanie dokumentów wymaga się od firmy kilkuset funtów, ale nikt nie daje gwarancji, że płacąc za taką usługę, tak naprawdę nie daje się cyberprzestępcy dostępu do konta bankowego, na którym jest znacznie więcej pieniędzy.
Technologia chmury, w tej chwili jeszcze mało popularna wśród biznesmenów, a co za tym idzie także wśród cyberprzestępców, też nie daje 100-procentowej pewności, że pliki są w chmurze bezpieczne. Skoro są włamania na konta sprzedawców na eBay-u czy wycieki haseł w Google Gmail, to wkrótce i Cloud Computing zostanie zaatakowany przez hakerów i złodziei.
Reasumując – dokumentacja elektroniczna może być bardzo ryzykowna i wymaga nieustannej troski, wprowadzania coraz to nowych zabezpieczeń, zgodnie z rozwojem technologicznym.
Dokumentacja tradycyjna (rachunki na papierze, w segregatorach) wydaje się może staroświecka, ale tak naprawdę może okazać się wygodniejsza w prowadzeniu i w natychmiastowym dostępie do określonego rachunku czy faktury. A co najważniejsze takim dokumentom w segregatorze zagraża znacznie mniej. Owszem, mogą zostać skradzione, ale kto przy zdrowych zmysłach wykrada z biura segregatory, gdy ma pod ręką komputery, drukarki, skanery, faksy itp.? Inne zagrożenie to spalenie lub zalanie przez powódź, ale te klęski zagrażają też dokumentacji elektronicznej, zgromadzonej na komputerach, dyskach, płytach CD-rom czy kartach pamięci.
Elżbieta Ślebzak
doradca i mentor biznesowy
Polish Matters Consulting Ltd.
ZAPRASZAM na prowadzone przeze mnie szkolenia „Księgowość własnej firmy i rozliczenie roczne Self Assessment” - najbliższe 23 maja w Gateshead, kolejne 31 maja w Birmingham, 6 czerwca w Leeds, 7 czerwca w Luton, 20 czerwca w Manchesterze i 21 czerwca w Bristolu. Szczegółowy program znajdzą Państwo w artykule: Rozlicz się sam>>
