Pan Waldek z Manchesteru pisze: Mam firmę komputerową – tworzę strony internetowe dla różnych firm. Działam jako sole trader i nie jestem zarejestrowany jako VAT-owiec. Jak mam wystawiać rachunek klientowi za usługę? Jakie dane muszą się znaleźć na rachunku? Jak zaznaczyć, jaką formę płatności preferuję?
Szanowny Pani Waldku,
Rachunek powinno się wystawiać natychmiast po wykonaniu zlecenia. Jeśli jednak ma to być stały klient, korzystający z Pana usług regularnie, to można umówić się na wystawianie rachunków raz na miesiąc albo na przykład po przekroczeniu jakiejś kwoty.
Na rachunku wystawianym za wykonaną usługę należy zamieścić następujące informacje:
- nazwa i adres Pana firmy,
- nazwa i adres firmy klienta (lub nazwisko i adres klienta indywidualnego),
- datę wystawienia rachunku,
- termin płatności,
- krótki opis sprzedawanej usługi lub towaru,
- cenę
- warunki płatności.
Rachunek można zatytułować „Bill” lub „Invoice” (słowo oznacza dosłownie „faktura”, ale jest używane nie tylko na określenie faktur VAT-owskich).
Na górze rachunku podaje Pan swoje dane jako sprzedającego usługę/towar. Jeśli działa Pan jako sole trader i nie posiada Pan nazwy własnej firmy, podaje Pan po prostu swoje imię i nazwisko oraz dokładny adres. Nie musi Pan podawać ani numeru identyfikacji podatkowej, ani numeru NI.
Następnie wpisuje Pan dane swojego klienta. Warto poprosić go o podanie takich danych do faktury, ponieważ często adres prowadzenia działalności jest inny niż adres rejestracyjny firmy.
Każdy wystawiany przez Pana rachunek musi posiadać swój unikalny numer. Nie jest jednak powiedziane, że ma się on składać tylko z cyfr, ani że musi Pan wystawiać rachunki z kolejnymi numerami: 1, 2, 3 itp. Z biznesowego punktu widzenia odradzamy stanowczo wystawianie faktury z numerem 1. Pański klient pomyśli sobie, że ma do czynienia z zupełnym nowicjuszem i może przez to nie docenić Pana pracy, sugerując się tym, że jest to Pana pierwsze zlecenie. Można wystawiać faktury z cyframi i literami, na przykład skrótami nazw klienta. Przykładowo, jeśli ma Pan stałego klienta można mu przypisać jakieś litery, np. dla firmy Kowalski Cleaning Services – KCS i wystawiać kolejne faktury co miesiąc np. KCS1, KCS2, KCS3 itp. Zdecydowanie najbardziej czytelny sposób to jednak zaznaczenie w numerze rachunku roku podatkowego. Pierwszą fakturę w roku podatkowym 2014-2015 może więc Pan wystawić z numerem 1415001, gdzie pierwsze dwie cyfry oznaczają rok 2014, kolejne dwie – rok 2015, zaś ostatnie trzy – to już kolejne numery rachunków. Po tym rachunku, kolejny bedzie miał numer 1415002, a nastepny 1415003 itd.
Obowiązkowo musi Pan podać na rachunku datę jego wystawienia.
Na rachunku powinien Pan podać też datę, do kiedy klient ma uregulować należność (due date). Nie ma tu jednak jakichś wytycznych. Może to być 7 dni od wystawienia rachunku, może być 30. Najczęściej stosowany termin w rozliczeniach firm w UK to 30 dni. Podanie klientowi terminu krótszego może być postrzegane za ponaglenie lub brak zaufania. Z drugiej strony jest wiele takich sytuacji, że polscy przedsiębiorcy wobec innych Polaków najpierw wystawiają faktury i oczekują płatności, a dopiero następnie dostarczają usługę lub towar. Nie świadczy to o naszej etyce najlepiej, ale niestety dla wielu firm stosowanie takiej praktyki jest koniecznością. My sami właśnie takie zasady stosujemy wobec Polakówzamawiających konsultacje biznesowe, zapisujących się na szkolenia czy zlecających tłumaczenia.
Na rachunku musi Pan też opisać sprzedawany produkt – towar lub usługę, oczywiście w języku angielskim. W przypadku Pana firmy wystarczy kilka słów – np. creating the website lub website design.
Musi Pan również podać cenę tej usługi w funtach.
Pod opisem produktu i ceną należy podać, jakiej metody płatności Pan oczekuje. Jeżeli woli Pan otrzymać czek, proszę wpisać: „Payments by cheque only”. Jeśli preferuje Pan przelew bankowy, należy wpisać: „Payment by money transfer only to the following bank accoutn:” i podać swoje dane bankowe: sort code i account number. Zwykle to jednak klient decyduje o formie płatności. Wiele osób preferuje dokonywanie płatności przelewem, ale wiele firm w dalszym ciągu wypisuje i wysyła czeki, dlatego też najlepiej jest jednak podać uniwersalną formułkę na czek i przelew: „Payments by cheque or money transfer to the following bank account:” i podać dane bankowe.
Fakturę najlepiej jest oczywiście wypisywać na komputerze. Oczywiście fakturę musi Pan wydrukować i zachować do swoich potrzeb księgowych, a klientowi może Pan wysłać tradycyjną pocztą drugi wydruk, albo też zapisać dokument Word-owski w PDF-ie i przesłać e-mailem taki rachunek elektroniczny. Inaczej niż w Polsce, w UK nie potrzeba żadnych pieczątek ani podpisów osoby upoważnionej do wystawienia rachunku.
Opracowanie:
Polish Matters Consulting Ltd.
stan na kwiecień 2014 r.
Jeśli chciałbyś otrzymać bezpłatnie wzór rachunku w formacie Word, napisz do firmy Polish Matters Conuslting Ltd. na adres: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Jeśli jesteś zainteresowany innymi zagadnieniami księgowości własnej firmy jako samozatrudniony, weź udział w naszym kursie "Księgowość własnej firmy dla samozatrudnionych oraz rozliczenie roczne Self Assessment" - więcej informacji znajdziesz w artykule "Rozlicz się sam".
