Pani Marzena z Londynu pisze: Od niedawna prowadzę firmę sprzątającą i mam problem z płatnościami od klientów, zwłaszcza jednego. Co zrobić, żeby zapłacił przeterminowaną fakturę? Z góry dziękuję za odpowiedź.
Szanowna Pani Marzeno,
Problem spóźnonych i zaległych faktur to bardzo popularny problem w biznesie. Są firmy, które płacą właściwie natychmiast po otrzymaniu faktury, ale większość zwleka do ostatniego dnia albo do upomnienia.
Dlatego zawsze proszę umieszczać na fakturach czytelne określenie terminu płatności, zwykle powinno to być 30 dni, chyba że umówili się Państwo na inny – krótszy lub dłuższy termin. Niektóre firmy umieszczają na fakturze zapis o konsekwencjach spóźnienia się z płatnością – o naliczaniu karnych odsetek od faktury, jednak odradzalibyśmy Pani takie rozwiązanie w momencie, gdy dopiero buduje Pani swoje relacje biznesowe z klientami.
Jeśli jakaś faktura jest niezapłacona w terminie, to od razu w pierwszym dniu po upłynięciu terminu należy wysłać upomnienie na ten sam adres (e-mailowy lub pocztowy), na który wysyłała Pani fakturę. Upomnienie to powinno przypominać numer faktury, datę wystawienia, wartość i termin płatności oraz oczywiście prośbę o uregulowanie rachunku w terminie 14 dni kalendarzowych od daty upomnienia.
Jeśli upomnienie nie przyniesie skutku, można próbować dalej wysyłać upomnienia albo od razu skierować sprawę do sądu małych roszczeń – Small Claim Court, mając jednak świadomość, że wniosek będzie Panią kosztować w zależności od kwoty zadłużenia. W przypadku zadłużenia do 300 funtów opłata ta wynosi 35 funtów (jeśli zgłasza Pani skargę listownie) lub 25 funtów (jeśli online). W przypadku zadłużeń między 300 a 500 funtów jest to odpowiednio 50 i 35 funtów, natomiast od 500 do 1000 funtów, musi Pani ponieść koszty sądowe w wysokości 70 lub 60 funtów. Jest to już dość sporo, dlatego zawsze zalecamy najpierw spróbować się dogadać z nierzetelnym kontrahentem.
Innym rozwiązaniem odzyskania pieniędzy z faktury jest usługa faktoringu (ang. factoring), oferowana przez banki. Najprościej mówiąc jest to odsprzedanie swoich faktur bankowi, który płaci Pani od razu ale część wartości faktur, a następnie sam bank „ściga” klienta za faktury. W przypadku małych firm usługi faktoringu oferuje też brytyjska federacja smallbiznesu – Federation of Small Businesses.
Polish Matters Consulting Ltd.
tel. 01670 33 65 44
Stan na marzec 2014 r.
